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【2003/7月份 完全不累 收納Play】靠整理名片賺大錢

靠整理名片賺大錢

文/陳映如 攝影/蕭維剛

什麼的樣行業都有人賺錢,但你聽過靠名片賺錢的人嗎?靠名片賺錢!!聽起來很不可思議,但其有其人,那就足名片管理的行家∼楊舜仁。

名片和賺錢到底如何劃上等號?或許你會懷疑,難道足靠賣名單或者私人檔案資料來謀利嗎?其實不然,楊舜仁的賺錢術靠著是怕那獨一無二的名片管理方法,以及自創的所謂個人知識管理(PKM,Personal Knowledge Management)。

名片管理變成習慣

「個人知識管理」這個新名詞,對大多數的人而言真的很陌生,其貿簡單來說,就是透過電腦、PDA、手機等資訊工具的協助,以及知識的管理,讓隨手可得的簡單資料,變成更具價值的資訊;而我們生活中常拿到的名片,在楊舜仁的個人知識管理概念中,就足那可以變成資訊的寶。

在許多人的定義中,好的名片管理不外乎是能快速找到某人的電話或資料,其實名片能提供的不只這些,方便查詢也只是名片管理的一個小功能。在數位化的名片管理法中,透過名片其實就可以創造一個功能性強且內容豐富的個人資料庫。

從名片變成個人資料庫?感覺上很神奇,但或許會疑惑該如何開始?這樣做到底有何意義?會不會很難?那些資料該輸入電腦?怎麼分類?關於此的種種問題,就讓楊舜仁為你一一解開。

目前以擔任個人知識管理講師為專職的楊舜仁,談到他自創名片管理法並廣受好評的歷程,其可以用危機下的另一種轉機來形容。他提到當年離開新浪網並轉型成為企管顧問師時,原本以講授電子商務、網路行銷的課程為主,然而隨著網路泡沫化,學員越來越少;於是他試著將自身經驗整理成「個人知識管理」課程,沒想到受到極大的迴饗,也讓他發現了其中的商機。

名片管理自成門派

楊舜仁說,在大學時他參加了13社團,也因而蒐集了超過千人的資料。他拿出那本有點古早,裡頭寫滿地址、電話等資料並不斷更新、補充內容的本子說,這是找名片管理的開始。然而多年來,他蒐集名片的好習慣不曾間斷,並從1996年開始,更將這些資料逐一的輸入電腦。就這樣從原本單純只為了將個人手邊資料整理好為目的,到創造出一套獨門的名片管理方法,楊舜仁逐漸造就了其名片管理的權威地位。

提及名片管理,許多有心開始的人,若著堆積如小山的名片,就開始頭痛,甚至打了退堂鼓。針對想整頓名片的人,楊舜仁建議從做好基本架構規劃的工作開始,也就足建立「類別」及「關鍵字」。

先從建立類別開始

類別的建立可以做名片上的人和個人之間的"關係為分類,細分成親友、廠商、客戶、同學、同事等。按著再做重要性分成六個等級,從重要性最高的C1、表示常接觸的C2、會用到的C3、備而不用的C4、供參考的C5到作為資料庫的C6,一一標註。最後再做未來互動性做更詳細的記錄,例如:這個人未來可能足我產品的購買者,則在名片上寫下產品購買群字樣。假設今天收到一張名片,名片主人是工作往來的客戶,重要性為第二級,且可能成為電子報的訂戶,在該名片上則先手寫(客戶)(C2)(NEWS)做標記。

輸入關鍵字

了解了類別的規劃及註記方法後,接下來則要輸入"關鍵字"。關鍵字可以包括像是認識的日期、認識的場合、對方的外表、長相、特徵、特色、隸屬的團、介紹人、特殊專長、對方喜好等等,舉凡人、事、時、地、物各種和名片來源相關資料,都可以包含在內,而且資料越多、內容越詳細,越有助於日後查詢 之用。將來只要輸入關鍵字,即可搜尋到想要的資源。

輸入資料

明白了類別及關鍵字的標示法,接下來要做的工作,就是將這些名片資料輸入電腦。在軟體的選擇上,楊舜仁建議使用MSOutlook,原因很簡單,因為MS_Outlook是主流軟體,且相容性大、價格適當,更具有電子信箱、數位行事、電話簿、工作清單及記事等多種功能,而這些都是個人知識管理不可或缺的。另外,一旦名片數位化後,列印標籤、同時發送千份電子報、發傳真給300人都原本費時費力的工作,都不再是難事。

除此之外,這些辛苦建立的資料庫,還能和智慧型行動電話、PDA等外部行動裝置整合性柑通,讓你無論走到那,都可以隨時隨地查到所要的資料。然而要提醒的一點就是,由於拿到名片時,常不能即時輸入電腦,所以養成個好習,那就是先在名片上寫下類別、關鍵字,以便日後作業。

管理名片要善用現代科技

明白了整個名片數位化的過程,或許會懷疑花時間、花精力輸人這些資料到底有何用?和傳統名片管理有何不同?楊舜仁解釋,傳統的名片管理最大的限制就是採單一類別的線性分類方式、且通常都以姓氏、行業別、或者和個人的關係來分類。這樣的分類法,要查詢和分類屬性相同的資料時都還算方便,舉例來說,如果你是採產業別分類名片,漏水了想找水電行的電話、有法律問題需請教律師都能很快找到。但是如果你突然想找去年九月有來參加台南同鄉會的鄉親名單時,困難就來了!同鄉會的鄉親資料,不屬原本產業別的分類,該如何找起?難道要一張張名片慢慢看、慢慢找嗎?或者看著一筆筆資料,想辦法回憶?這樣的困擾,在傳統名片分類中很難克服,但在整合了垂直及水平關鍵字搜尋架構,也就是所謂以立體思維建立的數位名片資料庫中,想要找尋和分類屬性不同的名片資料,再也不是件難事。比方說,如果今天下午和客戶有約,只要在關鍵字中輸入客戶名稱,地址、電話等都會一一列出,如果資料輸入完備的話,甚至該各戶的相關背景也會秀在電腦或PDA之上,讓你輕鬆掌握。假設這個客戶是在敦化北路,拜訪完之後.還想順到拜訪其他同在該區的客戶,同樣的,只要輸入"敦化北路",所有和敦化北路有關的名片資料,就能很快查到,非常方便。

再舉個例子,如果有某場戲劇演出的訊息想和有興趣的朋友分享,同樣的輕鬆敲下"戲劇"兩字,電腦就能很快速的幫你找到這特定的族群。其實,將這樣的觀念及方法運用在工作上,就成了無限的商機。業務員可以運用它,快速找到對某類商品有興趣的潛在客戶;從事公關者也能準確的將不同主題的新聞稿、文宣,提供給各媒體。

楊舜仁笑說,現在他成了朋友口中的「104查號台」,想找工作上的合作夥伴、想找餐廳、有法律問題,各種疑難雜症通通都找他。靠著那一筆筆辛苦建立多達上萬筆的名片資料庫,只要輸入關鍵字,楊舜仁輕輕鬆鬆就可以找到所要的資料。

手邊的名片,能成為強大的資料庫,甚至可以用來賺錢,聽起來很讓人心動吧!別再猶豫.現在就拿出名片從寫下類別、關鍵字開始,一同加入個人知識管理的行列。

轉載自【2003/7月份 完全不累 收納Play】
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