【2005/9月號 e天下雜誌】用outlook打造人脈存摺
個人知識管理高手楊舜仁
用outlook打造人脈存摺

楊舜仁深耕個人知識管理市場,成為「名片管理達人」,他如何以幾乎人人都有的Outlook軟體,創造個人競爭力?

  創新不是大企業組織的專利,憑藉一個人的力量也可以善用科技,從創新中找到個人的商機。

  微軟的Outlook對很多人來說,大概是再平凡不過的軟體工具。但是被媒體封為「名片管理王」的楊舜仁,竟然可以憑藉著對它的超級精通活用,發展出一套從理論到實做步驟一應俱全的個人知識管理(PKM)方法,開發出個人e化市場的獨特商機。

  4年來,他從SOHO族講師到開設數位知識管理公司,教過學生近2萬名,也曾到中國信託、明基等上百家知名企業授課。他對於Outlook等微軟Office工具的擅用,更是連微軟的人都嘆服,8月中,台灣微軟就請他擔任開辦給MIS的講師。

創新概念:把企業軟體個人化

  會走向個人知識管理市場,對楊舜仁來說是個美麗的意外。2001年中,因為有感於網路業的低迷,他決定離開新浪網策略發展總監一職,暫時開始擔任講師、顧問的SOHO族生涯。

  當時,他也第一次嘗試利用自己的資料庫,發出3,000多封電子郵件,告知朋友他離開的原因,並感謝大家的照顧。結果,他竟然收到300多封回信,其中包含16個工作職缺。

  敏感的楊舜仁,嗅到個人知識管理的機會,於是開始把演講主題從「電子商務」調整為「個人知識管理」。

  創新的概念,正來自於活用他過去的專長。擁有美國電腦碩士學位,曾任職過安侯企管顧問、明基電腦、摩奇創意的楊舜仁認為,「大企業當紅的CRM、KM、EC、e-Marketing,個人難道就沒有需要?」

  於是,楊舜仁把這些概念縮小到個人層次,建構出一套PKM理論架構,包括:個人名片管理、行動通訊管理、文件管理、時間管理以及情報知識管理,並逐步發展每一環節的細部內容。

  以名片管理來說,包含了一套綿密的管理步驟。包括:依親殊等級做名片分類、設立關鍵字、資料庫欄位標準化,以建立起方便搜尋與重複利用的人脈資料庫。在建立資料庫時,也有許多細節準則要依循,例如:集中(集中在同一資料庫)、單一(一個人一筆資料)、標準(欄位標準化)、分類(下關鍵字)。「這正是企業在建立資料庫的處理邏輯,但其實每個人都用得到!」楊舜仁形容:「我的課程,就好像是軟體系統公司的輔導訓練。」

  這套方法有多好用?從1999年開始,他就系統性地把名片輸入建檔,如今累積資料超過2萬筆的龐大人脈庫,加上迅速有效的聯繫方式,讓他成為名符其實的個人知識管理專家。

  「楊老師,今天我們又缺秘書了,」電話那頭,當紅的談話性節目的電視製作人打來向楊舜仁求救。自從上過那個節目,現在楊舜仁經常成為他們尋人的平台。

  只見他在資料庫中搜尋「秘書」、設定地區與年齡,馬上查出數十筆人選。接下來,他可以一封e-mail,或者發一個簡訊就通通詢問到。一切的資料都是從資料庫中快速地匯出,完全不用再多輸入一個e-mail、或者多查一通電話。

  只是把散落在名片盒中的名片數位化管理,效益卻非常驚人。信義房屋業務員因為下定決心改善個人散亂的資料管理,上了課程之後,業績馬上暴增一倍。在上海佈局的台商企業網,也僅透過關鍵字、標準化的邏輯來管理名片與檔案,就可以提升3成效率。

創新從歸納需求開始

  楊舜仁的課程愈講愈有心得。雖然最初不是以創業為志,但現在他卻開起了一間「數位知識管理公司」,計畫逐步擴充規模,希望打造「個人知識管理的卡內基」。

  個人e化市場一直是荒蕪之地,因為利潤有限,無法吸引軟體公司的興趣。怎麼在這塊荒地上創造商機?楊舜仁清楚定位,他的對象就是預算少、不懂電腦的個人或小企業,所以使用的軟體是幾乎人人都有的工具Microsoft Outlook;推薦的硬體也頂多是一萬多元的PDA,讓使用者輕易上手。

  教學內容也要一切以學生需求為依歸。原本楊舜仁是教資料庫架構的邏輯,希望學生自己依個別需求來定義設計,結果發現他們回去之後並不容易開始。現在,他就做好一張通用的「名片資料登錄表」範本清單,讓學生快速上手。

  「歸納和衍繹的能力很重要!」楊舜仁解釋,要運用知識工作不斷創新,「歸納」是要異中求同,可以從10個人的需求中歸類成3個重點。「衍繹」是要能循序漸進,為需求面一步步打造解決方案。

  楊舜仁會利用每次上課的機會,發問卷請學生填寫自己的習慣,作為研發新課題的重要參考。例如,他目前正著手發展「情報管理」的課程,就會向學生蒐集他們的情報需求與蒐集習慣,進一步來歸納發展情報需求的類型、重要的網站資源、摸熟這些網站的技巧。

  楊舜仁的眼神裡,閃爍著新機會的光彩。現在他的新想法是要開發人脈的商機交流機會:將已開設過的55期課程,建立上下屆制度、推選班代表負責定期聯誼。「來上課的都是有500張名片以上的人士,既然大家是來學習人脈管理,就可以利用這個平台交流拓展。」

  「創新不是無中生有,是從舊有市場的東西反覆模擬,從中找到可以差異化的元素,」他下了這樣的註解。



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