【2004/9月份 Mobile Business】別懷疑!行動知識管理手機就能辦到
數位管理顧問執行長楊舜仁知識管理行動化

PDA、手機、筆記型電腦以及智慧型手機,是行動工作者身上的基本配備。當這些工具交到數位管理顧問執行長楊舜仁手裡,卻能四者合一立即架構完成虛擬個人化的行動辦公室,他說,「只要有心,人人都能辦到。」

撰文/吳佩玲 攝影/陳宗怡

從第一台Palm作業系統的PDA到今天的Pocket PC,甚至智慧型手機,四年來,楊舜仁用過的行動管理工具超過五台。他說,「一開始只想用PDA管理名片和友人資料,以及紀錄行事曆,想的只是把記事本數位化。」沒想到直到今日卻累積了16000筆名片資料,行動化的know-how甚至成為楊舜仁最受企業歡迎的進修課程。

楊舜仁一手在握的PDA與智慧型手機,和桌上電腦(PC)的Outlook或Express組成完美的名片管理和行事曆平台。一般人拿到名片,多半是隨手一丟或堆積如山之後,再存放於某處,一旦需要用到時,卻怎麼找也找不著。

楊舜仁說,只要「下定決心」,原本不起眼的名片,就讓你享受到走到哪、查到哪的便利。「養成只要拿到名片或隨手記下來的紙條,就要輸入名片管理系統的習慣,資料集中,並統一輸入格式,久而久之就會形成標準化的動作。」這就是他化腐朽為神奇的祕訣。


從PDA進化到智慧型手機

楊舜仁的個人化行動方案包含四個元素:「手機、PDA、手提電腦和網站。」他說,過去都是用PDA作為載具,查出資料後,如果要打電話給朋友,還要用手機輸入電話號碼,總有些不便。如今他慢慢將使用習慣轉向智慧型手機,「只要從資料庫中找出電話,可以直接撥號,不用帶兩台重重的機器。」

手機和PDA式行動工作者的基本配備,PC能做的,PDA也都做得到,上網也難不倒它,再加上GPS衛星定位系統和數位地圖,一台小機器就化身為「人際管理、行動辦公室、即時導航系統和生活資料庫。」如果手機或PDA的資料全部不見了,手提電腦或PC還有備份,如果什麼都沒有帶該怎麼辦?網站上還存了一份。總之,他永遠保持隨時隨地、各種管道,都能查到資料的狀態。

「如果你要到東區拜訪朋友,順便要找那附近有什麼好吃的餐廳,輸入忠孝東路就會跑出幾筆餐廳資料,再到地圖上找出這家餐廳的位置,如果餐廳有電話,直接用手機撥電話訂位就好,再也不需要為用餐傷腦筋。」楊舜仁的生活邏輯完全被行動化佔據。

完成這樣的查詢動作,楊舜仁花不到5分鐘的時間,換做是其他人,完成上網找餐廳、記下住址、撥電話號碼訂位等動作,可能要花上十幾分鐘,而且下一次這些動作還要重來一次。



人脈經營從個人資料管理開始

不只如此,才剛剛從高雄回台北的他,打算在回來在週末找朋友小聚,希望透過簡訊通知。一會兒功夫,就從名片資料庫中,找出二十多筆資料,經過篩選後,剩下十多筆,為了符合遠傳網站傳送多筆簡訊的規格,楊舜仁熟稔地操作所有的軟體和設定,兩分鐘不到就把聚會簡訊發出去。

這就是楊舜仁的聯絡四部曲:「名單、內容、方式、時間」,從資料庫撈出特定名單,寫好要傳遞的內文,透過電子郵件、簡訊、傳真或直接打電話的方式聯絡接收者,再確認時間。

資料庫中的一萬多筆名單並不是只有姓名、電話或電子郵件,還有依照重要性分六個等級,分別是客戶、同事、廠商、媒體、訊息、工商、親友與其他,每一筆都還有關鍵字記錄,寫下遇到這個人的時間、地點、場合和穿著等特色,「分越細,找出的資料越精準;寫得越清楚,越能掌握這個人動向,更能深化彼此關係。」

這些原則都是楊舜仁的數位知識管理研究中心的專業,不需要花大錢,一台PDA或智慧型手機,就能做到資訊信手拈來的好處。把個人行動生活和工作模式擴展到商務環境,也是同樣的道理,他說:「建好資料類目,善用行動裝置、PC與網站的同步和整合功能,把建立資料變成一種習慣,並下定決心做好名片管理或文件管理,人人都可以成為行動生活家。」






這篇文章來自 PKM WEB 知識管理網
http://www.pkm.com.tw

來源網址:
http://www.pkm.com.tw/modules/sections/index.php?op=viewarticle&artid=9114