【2004/NO.401 今周刊】楊舜仁 用名片搏感情
楊舜仁用名片搏感情

有「名片管理大師」之稱的楊舜仁建立了一套「名片E化法」,讓不擅交際應酬的人都能簡易上手而交情滿天下,楊舜仁自己也靠著這套方法,邁向創業的路途。

「嗨!舜仁,我姓許,在NOKIA工作,你還記得我嗎?」善於名片管理的楊舜仁經常接到這種「猜猜我是誰的電話」,只見楊舜仁側頭用肩膀夾著話筒,雙手飛快地在電腦裡輸入「NOKIA」、「許」、「男生」幾個關鍵字後,立即回應說:「立明兄,距離上次見面大概有八個多月了吧,謝謝當時你抽空來聽我演講,最近好嗎?不用多想,電話那頭的「立明兄」肯定是一副瞪目結舌的表情,而這就是楊舜仁最擅長的本事。

「自從踏入職場後,開始有整埋名片的習慣,現在一萬多張名片,都已分門別類地輸入電腦裡。」楊舜仁左手一指,果然有好幾大盒名片堆在書架上。2001年6月,當時在新浪網擔任策略發展部總監的楊舜仁,見到網路泡沫化,前景堪憂,於是考慮換跑道,決定離職先休息一陣子,他發了三千多封電子郵件,告知眾親友辭職的原因,同時感謝大家多年照顧,沒想到陸續收到三百多封回信,其中包括十六個全職和兼職的工作機會。


電子郵件無遠弗屆
用名片經營交情很easy


「這是我人生的一個轉捩點。」楊舜仁說自己不過很「雞婆」地發了一封信,居然有這麼多的回應,個性本就很四海的他,發覺原來朋友交情,是可以靠科技工具縮短距離的。「如果當時是一通通撥電話,可能打不到十通就停了。」於是他開始進行名片E化的研究,有系統地將名片輸入電腦中,同時從推薦的十六個工作機曾裡,選擇一份赴中小企業講演網際網絡應用的兼職工作。

三年來,楊舜仁越講越有心得,還將研究的「名片管理法」編輯成一套教材,包括震旦行、明基電腦、中國信託等一百多家知名企業,都曾邀他前來授課,從南到北總共進行了四百多場演說。今年九月,楊舜仁決定自行創業,建立了一支團隊,專門替企業增進橫向聯繫管理,以及解決員工效率不彰的問題。

「握有一堆名片,並不表示擁有一把人脈;人脈若不管理,會因時間而變質,但妥善管理後,便能產生堅實的交情。」楊舜仁邊說邊打了一封信,開頭寫著「嗨!我是舜仁,好久不見啦,最近過得好不好?」寫完這篇「全民通用」的信件後,楊舜仁輸入「紐約大學校友會」等關鍵字,出現了成串的符合名單,接著滑鼠一點,四百多封電子郵件瞬時傳了出去,「每隔兩個月,我會和不同圈子的朋友E-mail聯繫,保持熱度。」

仔細記錄連絡人
交情平台須一點一滴建立


至於利用這套方式與朋友建立交情,是否有用?從楊舜仁幾乎不停地接電話,便可一窺其效用,「我已經成了朋友間的資訊交流中心了。」果不其然,一會兒朋友來電詢問台中有沒有修筆記型電腦的高手,一下子又來電說想去上海自助旅行,詢問有沒有熟人,只見楊舜仁不慌不忙的猛敲鍵盤,各項訊息也從指尖源源而出。

「若人脈用存摺的概念,恐將過於死板,由於科技資訊的發達,應該要建立『交情平台』的概念。」楊舜仁三句話不離本行,又再度說起名片需要E化的重要性。「現代人逢年過節寄賀卡好像越來越少了,因為太沒時效性。」現在大家流行發手機簡訊,其實這些都可以和名片E化進行結合,達到事半功倍的效果。

「現在開始整理你手邊的名片,絕不會太遲。」楊舜仁說他有今天的成果也是一點一滴建立出來的。「其實工具就在你我身邊,只要會用MS Outlook,就能立即進入狀況。」楊舜仁耐心地解釋說,每天換到的名片要立即在背面註解,包括相遇地點、介紹人,興趣特徵,以及交談時所聊到的問題等,越詳實越好,然後於建立「新聯絡人」時,將這些訊息打在備註欄裡,以後只要用「搜尋」功能,便能將同性質的人找出來。

利用群組管理
缺少魅力也能凝聚感情

「要用群組的概念來Run人際關係,就好像綁粽子般,抓住線頭一提就是一串。」楊舜仁正打算辦個老友聚餐,準備約四、五人一起吃飯,他說這些都是最核心的朋友圈,「朋友交情當然也有層次,若疏於聯繫而轉淡豈不可惜。」楊舜仁的經驗是,剛認識的朋友,若超過兩星期不聯繫,下次再見面時,交情等於從頭開始,所以認識之後要主動聯繫,寄封電子郵件,不論是小品文章,或是一則笑話,都能拉近彼此距離,最重要的是,「你的模樣會一直在他的腦海中出現。」

六月中旬剛上完「佛朗明哥舞蹈班」的楊舜仁,現在電腦中又多了一筆群組,關鍵字就輸入著「佛朗明哥」四字,「有機會可以邀這些跳舞同學,一同觀賞舞蹈表演等活動。」其實楊舜仁並非長袖善舞型,但他懂得將身邊認識的人組織起來,定期聚會,增進感情,「如果覺得自己社交能力不是深具魅力的典型,不妨利用團體活動的吸引力,將大家集合起來。」楊舜仁說,將常發現有甲在的場合,乙丙也願意來共同參與,這就是小團體聚會的好處。

「一星期能和朋友吃幾次飯?除非必要,否則不要一對一,要就三五好友一起來。」楊舜仁形容很多交情夠的朋友,都是經由此方式經營而來的!現在楊舜仁只要到台北縣市外的地區演說,都會抓出當地認識的朋友,舉辦餐會聯繫感情,「友誼就是如此建立出來的,其實說到底,還是要用心。」

「很多人常抱怨生命中少了貴人相助,那是因為不懂建立交情的緣故。」對經營人際關係有獨到見解的楊舜仁說,想要有貴人出現,就要先以貴人的方式對待朋友;從公司員工到高層幹部,從辭職轉行當專業講師,以至目前準備創業,楊舜仁憑的是對人際交情分寸的拿捏,而名片E化法則是他掌握的一把利器。





這篇文章來自 PKM WEB 知識管理網
http://www.pkm.com.tw

來源網址:
http://www.pkm.com.tw/modules/sections/index.php?op=viewarticle&artid=9112