【2004/4月號 數位時代雜誌】如何管好名片豐富人脈
如何管好名片豐富人脈
學學數位知識管理有限公司顧問講師楊舜仁的獨門秘技

朋友就是資產,好的名片管理可以讓自己的人脈資產不斷的擴大上升,如何利用手上一疊疊的名片,創造出火紅的人際關係,3個秘技讓你的人脈學拿滿分

人脈經營是大學問,而名片管理更是必要的先修課程。拿出一疊疊名片,在大堆名字當中,有些是除了存款和股票之外的重要人脈資產,可是通常還有更多人因為久沒聯絡,讓名片的價值逐漸貶值,非常可惜。


秘技1:列出分類表及關鍵字

名片管理有豐富的經驗。楊舜仁平日就有把名片e化的習慣,200I年因為網路泡沫離開新浪網時,他發出了6000封電子郵件,告訴大家他已經離職,以及新的聯絡方式,沒想到收到3O0封回覆,包括了6份全職工作。

「好的名片管理,是經營人脈的基礎。」楊舜仁以自身經驗說。

「名片如何管理,讓很多人煩惱。」楊舜仁指出,名片管理是一套觀念和方法,不必花大錢購買新軟體,只要用outlook就能作好名片管理的工作。建構名片電子資料庫的第一步是列出分類表及關鍵宇:楊舜仁把名片分為「客戶、同事、廠商、媒體、訊息、工商、親友與其他」,另外也依據親疏程度分為C1到C6六級,分別是「VIP、Often、OK、Seldom、Reference、Database」。

擔任企業顧問講師的楊舜仁,對於關鍵字是指一般名片上沒有,而需自行記下的資料。楊舜仁認為這個部份因個人需求而異,但「遇到對方的時間、地點、場合,當時做什麼」等資料定必備的。甚至對方當天穿什麼衣服、生日、血型、星座等個人資料,端看個人需要自行增減。

秘技2 :完整的名片資料欄位規畫


完成分類表及關鍵字等人脈資料庫的基本架構規劃工作,接下來就是像姓名、電話與地址等名片資料的欄位規劃。楊舜仁指出,理論上欄位越多越完整越好,但欄位太多也會耗費更多的處理時間,他建議至少應該包括下面的欄位資料:姓名(中、英文)、工作資料(公司部門與職稱)、地址(商務地址、住家地址、其他地址)、電話與傳真及行動電話、電子信箱(公司與個人永久信箱)、網址。或者可以是個人需要建立更個人化的資料,如:ICQ、生日、暱稱、個人化稱謂、介紹人、統一編號等其他欄位。

所有的欄位與關鍵字都要輸入 ,outlook上沒有適當對應位置的就在記事欄輸入,如此名片的資料才算完全數位化,如果為了節省一時的時間沒有輸入完整資料,日後的補登,將花費難以想像的時間。(詳見右附圖)

「資料不完整與格式不標準,是許多人名片管理的致命傷」,楊舜仁說,名片上的資料要精準的輸入到相關欄位上,做好資料與欄位標準化的工作,末來資料才能有好的加佰應用基礎。

他建議,公司與職稱要紀錄完整正式名稱.未來信封信紙上會用得到。電話的格式考慮未來、語音及大哥大的整合使用,務必紀錄區域號碼與分機,例如(02)2546-3400、(0800)123-123或(0936)208-284,地址格式也要包含國家郵遞區號及縣市、區鄉鎮等完整地址。如台北市中山區建國北路二段187號7樓。

秘技3:建立長期聯絡網

在名片e化初期,因為資料的登入往往工程浩大。楊舜仁建議,先把名片分成三堆,介別是「要數位化」、「不確定」、「確定不要的」三種。完成後再將原來不確定的分三堆,幾次之後就會建構出一些合適的名單了。

名片e化完畢後,接下來要用電子郵件建立定期聯絡網。惕舜仁強調要善用關鍵字,寄適當的資訊給對的人,不要一視同仁亂寄一通,收件者感受不到的你的誠意,效果自然就打了折扣。例如獅子座的本週運勢,當然就只寄給獅子座的朋友。定期與不同分類群分享固定型式資訊,像「工商群組」就以介享商業情報為主,長久下來,就能建立自己的個人品牌。

這其實這就是分眾行銷的概念,因此,最初關鍵字的定義是否適當,就決定了人脈資料庫的成敗。

楊舜仁舉例,像有位代理A精品的朋友,要在三天內找到能把國外產品教材傳授給當地專櫃小姐的種子講師,酬勞是一天二萬,為期4天,最好是曾有業務、或講師經驗,當過空姐更好,於是楊舜仁在他的資料庫中打「航空」、「講師」、「業務」等關鍵字,就找到80筆資料,用電子郵件告知他們這個資訊。結果大家紛紛回信,謝謝他提供這個高薪的工作機會,而朋友也因順利找到人而感激他。「其實我只花20分鐘,就同時和81個人打關係。」楊舜仁笑著說。

「但人脈經營最重要的還是誠心。」楊舜仁認為名片資料庫的建制,只不過讓幫助別人變得更容易。他強調,接下來進一步找機會與人實體互動,多幫別人忙,廣結善緣自然讓人脈資產越來越豐富。




這篇文章來自 PKM WEB 知識管理網
http://www.pkm.com.tw

來源網址:
http://www.pkm.com.tw/modules/sections/index.php?op=viewarticle&artid=9111