【2001/9月份 數位周刊】楊舜仁 靠管理名片數鈔票
如何做四分之一工作 還能領二倍薪水?

文/林麗雪


楊舜仁原來每周工作六十到八十個小時,現在每周工作十五到二十個小時。工作時間縮小到原來的四分之一,真棒!最重要的是,他現在的薪水是以前的兩倍!太棒了!他是誰?做什麼的?又是怎麼做到的? 八月十五日下午,楊舜仁剛上完「整廠協會」三小時數位工作的課,對象是傳統產業經理人,他還接了高雄加工出口區、中國造船廠的課。 原來,楊舜仁是一個幫各機關團體與企業做員工在職訓練的企管顧問講師。不過,他主講的課很新鮮,他還自創了個新名詞,叫做「個人知識管理(PKM,Personal Knowledge Management)」。企業的知識管理,是指一套企業內部資源累積、儲存與分享的機制,個人知識管理當然就是指個人層次的知識管理。 這是什麼?有那麼大的學問嗎?這得先從他的顧問生涯說起。原來,今年二月底離開一個星期動輒工作超過六十個小時的網路工作後,楊舜仁根據自己過去五年的網路經驗與心得,轉型成為幫傳統企業e化的企管顧問師,並講授一些關於電子商務與網路行銷的課。 三個月前,楊舜仁發現「網路的課愈來愈沒有人要聽了!」學員人數從一年前的動輒六十到一百人左右,到剩下十到十五個人。班上空盪盪的座位,今昔對照,特別明顯。

楊舜仁自己私下分析,想聽電子商務與網路行銷的人,都是網站負責人或是行銷工作人員,畢竟是一群在網路使用族群金字塔裡的頂端,人數有限,而且現在市況不好,對電子商務與網路行銷,一般人都採保守觀望態度。
「這樣下去不行!」楊舜仁自己這樣想,聽課人數愈來愈少,這是講師生涯的嚴重警訊。

於是,楊舜仁進一步分析,大膽推測「應該有一群人需要個人e化」。他發現,其實很多白領上班族對數位科技的使用根本一知半解,也許會使用PDA、ICQ、Office、Outlook等,但是卻沒有串起來。

發現「個人知識管理」商機

於是,楊舜仁試著把自己的經驗整合成「個人知識管理」課程,第一次的試講他準備了九十分鐘,沒想到吸引了五十多位做人力資源的人來聽,而且,下課後竟有二十多人湊到他的面前一直問「到底你是怎麼管理名片的?」「你怎麼分類?」這些人的踴躍發問,讓他嗅到了商機,他發現「個人知識管理」可能有的市場前景!九十分鐘的課,也因為有市場需要,漸漸發展成配合不同需求,提供不同程度約三小時到十六個小時不等的課。

他也分析市場,由於自己單打獨鬥,就將自己定位在「只服務個人與十五人以下的小公司」,這樣,他就只接一、二個月就可以完成的小案子。現在,他幫高雄加工出口區的公務員規畫了分三次上完、共十八個小時的課;他幫中國信託十幾位五十幾歲的協理規畫了十六個小時的課。

上過他十二個小時課程的周先生說,去年一整年,在他自己做蘇活族時,每天拿著一疊幾乎用爛了的A4紙通訊錄和一盒放了二百多人名片的名片盒,想起來就覺得很糗,「能做到楊舜仁這樣的人脈管理,真的滿不錯的。」而且,因為工作接觸到的都是企業界總字輩以上的人,他自己私底下還去問了幾個人,結果發現,「愈高階的主管,愈想用這一套。」周先生從大學時代、出社會工作九年多,累積到現在已經有四千多張名片,因為一開始要花很多時間去建立資料庫,現在「我最需要找時間去把自己的資料好好地整理起來。」

最有趣的是,由於楊舜仁本身不是顧問公司背景,一開始必須靠顧問公司的名義幫他安排課程、教室和招生學生事宜,當他開始跟顧問公司介紹他想講這個課程時,顧問公司老闆竟然當場叫停:「等一下,等一下,你先幫我們公司做一套吧!」他的老闆,當場變成他的客戶。


其實,在他的「個人知識管理」課程裡,最基本也最關鍵的部分就是人脈資源資料庫的建立。利用八大步驟,每一個人都可以建立屬於自己的人脈資料庫。這個資料庫特別適合各行業的業務人員、行銷人員、公關人員使用,個人工作者,當然也適用。

「每一個人都可能在未來的某一個時間點出現幫你一把,成為你的貴人!」在大學時代,楊舜仁就很相信這一句話,在大學時代,他就瘋狂參加社團活動,共蒐集了十三個參加過的社團與活動的名冊,當時的紀錄是擁有一千個名冊,可以叫出七百個人名,全校有二千人可以叫出他的名字。

這個蒐集名冊的習慣一直保持到現在。一九九六年之後,網際網路與數位科技愈來愈風行,他就把九六年後蒐集到的名冊,全部鍵入他的電腦儲存成電子檔。現在,他手上的人脈資料庫共有九千多筆(不包括九六年以前蒐集的名冊,因為當時電子郵件不流行,通訊錄上沒有郵件信箱,所以不急著輸入資料庫)。

「其中五千張都是我一張一張名片,親手換回來的!」楊舜仁說,其他四千多筆資料是「朋友分享給我的!至於是誰提供這些名單,做什麼工作的,抱歉,我不能害人丟掉工作!」

楊舜仁利用每一次參加研討會、講課的機會盡量蒐集名片,「每次我跟大家說,給我一張名片,就可以收到免費電子報!就幾乎可收到全部學員的名片了!」平常,楊舜仁每二星期就會送近一百張的名片給打字行處理,打字行的黃小姐已經非常熟練楊舜仁要求的關鍵字與分類法。「我最重視每一個人的手機號碼與個人email,這樣我就不怕他換到哪裡去,都找得到人!」 從去年六月開始幫楊舜仁打字的黃小姐說,以前從來沒有人請打字行幫忙打名片的資料,剛開始收到楊舜仁一堆名片的時候,她一開始也不敢多問,只是,黃小姐跟同事都很好奇:「奇怪,這個人到底是做什麼的?每次名片的人都不太一樣。」現在,她已經很熟練了,只是覺得接楊舜仁的生意特別辛苦,因為名片的中英文要一起打,連後面的廣告都要打。一張名片要翻來翻去,字又小,「速度不快,真是賠錢在打!」

楊舜仁把人脈經營的時間拉長到四十年、五十年,「你可以說我很現實,也可以說我是很理想化!」他坦承他會一面用耳機跟對方講話,一面在Outlook的資料欄裡記錄下聊天的時間與重要內容,以備不時之需。楊舜仁的目標是建立一萬五千到二萬人的資料庫,因為他相信專業經理人的數目大概就是這個數字,「我只要認識了這麼多人,不管他們在哪裡,總是這一群人吧!」

如何讓這些人成為可用人脈?楊舜仁根據來往的關係與記錄將這群人分為不同親疏等級,「我已能在第一次接觸時,就可以從對方的職業背景,判斷出對方可能需要的資源,以及對方可能提供給我的資源」,一旦發現有兩人供需相同,他會幫兩人接線,讓雙方各取所需。「這樣,也能增加自己的價值。」
這個人脈資料庫,真的有用嗎?楊舜仁舉自己的例子說:「絕對有用!而且,妙用無窮!」

別的不說,現在他每辦一次活動,發個電子郵件通告,輕輕鬆鬆就能招來三十多人。再沒有更強的直效行銷,能夠有這麼高的效益了。



還有一次,他到一家餐廳吃飯,餐廳老闆娘看到他,很熱心地走過來跟他打招呼:「楊先生你好,太高興了,在這裡遇到你,我們在我們的物流中心遇過啊!你先慢用,我去拿一張名片過來!」當場一頭霧水的楊舜仁,根本不記得眼前這個身材適中、打扮光鮮的餐廳老闆娘。他不動聲色,拿出PDA輸入「立益物流」,沒三秒鐘,螢幕上跳出來一堆立益物流資料,原來老闆娘之前在第一物流行銷部工作過,去年一月二十二日,楊舜仁到該公司拜訪過,與張小姐換過名片。

喚回記憶後,等老闆娘拿著名片回來,楊舜仁就主動地跟她說:「啊!張小姐,哇,上次見面到現在,一年多了耶!」不只化解楊舜仁當場的尷尬,還拉近人際互動關係。不過,那一餐,楊舜仁還是付了錢。

就連他在前年買的一個松山區的房子,也能撿到便宜。因為業務員是他大學三研社畢業後認識的學弟。當時那個屋齡二十年左右的房子,因為位置很好,靠近松山機場與捷運木柵線,房東要價六百五十萬元。學弟幫他放出風聲,要求所有業務員不要賣那間房子。過一陣子,學弟打電話跟人在高雄的房東說,都沒人要買,現在有人出價了,不賣怕錯過機會。最後,楊舜仁竟然以一百萬元差價買下了那個房子。

「把每一個人都視為你的資源與貴人來經營,根據我的經驗,後來都印證了這句話是對的!」楊舜仁的例子多得很,九六年他開網路訓練的時候,合作夥伴是大學童軍團大他二屆的學長;九七年他有機會回文化大學的計算機專題講網際網路的課,牽線的是小他十二屆的救國團康輔社的學弟;九九年;他出版生平第一本書,幫他出書的是在文化大學期間大他七屆的三研社學長……。

與楊舜仁共事過的人曾經說他怪,因為,像他這樣經營人脈,的確很另類,你可以說他怪,卻不能不承認,他在經營人脈上很有一套!

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