【2002/11月份 數位時代 第45期】1萬筆親友名單打基礎,專賣人脈存摺管理術
銀領族Case 1.楊舜仁
1萬筆親友名單打基礎,專賣人脈存摺管理術

這位英文名字為Sooner的楊舜仁,靠著一套自創的名片管理方法,幫助自己與別人能更Soon地找到資源,也因此成為炙手可熱的個人知識管理講師……

採訪•撰文= 李佩芬

在數位化浪潮中,企業做知識管理不稀奇;但若有人靠著一套自創的名片管理方法,不但讓自己的銀行存摺與人脈存摺倍增,還靠著這套個人知識管理方法成為當紅講師,這可就不多見了。

他就是楊舜仁。這位英文名字為Sooner,定位自己為提供專業人士「個人知識管理」(PKM,Professional Knowledge Management)的講師,是位把數位工具發揮得淋漓盡致,能在最短時間、快速找到資源的數位工作者。

靠名片管理累積人脈存摺

擔任講師才1年半的楊舜仁,過去5年來與一般上班族無異,是位橫跨程式設計與行銷,每週工作90小時的拼命三郎。去年2月,整體環境不景氣,「整個魚池都沒水的時候,換哪個工作都一樣,」當時單純想讓自己休息,並思考如何「走自己的路」,於是發出生平第一次大規模電子郵件給3000名親朋好友,內容不外是告訴大家自己已離職,新的聯絡方式為何等等,「沒想到竟收到300封回信,其中包括6份全職的工作職缺,」但那時只想跳脫組織的他,只挑「打零工」的工作機會,也自此開啟他以演講、顧問、寫稿為業的SOHO生涯。最早,他的演講內容是以網路行銷為主,但兩個月後他發現「把企業CRM落實到個人身上」的個人e化主題,似乎更引起聽眾興趣。第一次嘗試把自身經驗整理成「個人知識管理課程」試教時,下課後竟有20多人圍著他,詢問他究竟如何管理名片,敏感的楊舜仁在此嗅出商機,從去年5月,開始經營個人知識管理的教學市場後,證明他的判斷果然沒錯。

他這套方法,是運用主流的微軟軟體Outlook 2000把名片數位化,楊舜仁根據自己5年多經驗,發展出一套簡易可行的名片分類法,從制定關鍵字,到依使用次數多寡或親疏程度分級,讓這份人脈資料庫達到迅速、精準、簡易好用的目標。

人脈資料庫累積超過一萬筆

在學校時就習慣收集通訊錄的他,工作以來也一直保有名片建檔習慣,「別人都覺得我很瘋狂,」楊舜仁說,當初建立這些名單並沒什麼特殊目的,只覺得把資訊數位化後易於管理,但累積久了,目前他的人脈資料庫已超過1萬筆,並透過電子郵件傳遞數位管理的趨勢文章,維繫他與資料庫人脈的關係。這套人脈管理方式,不僅讓他成為朋友眼中的人脈樞紐,更成為他的生財工具。像前陣子楊舜仁有位在上海代理LV精品的朋友,需在3天內找到能把國外產品教材傳授給當地專櫃小姐的種子講師,一天的講師費為2萬元,為期14天,條件是曾有業務或講師經驗、表達清晰俐落、最好曾擔任過空姐的女性。

楊舜仁氣定神閒,在他的資料庫中鍵入「航空」、「講師」、「業務」等關鍵字,輕輕鬆鬆從中撈出80筆合適人選,一封電子郵件就將這份工作資訊告訴她們,只花了他20分鐘時間。

結果呢?這群接到訊息的朋友紛紛回信,感謝他提供這樣兩個禮拜就有28萬的高薪工作機會,而那位上海朋友更是感激得不得了,直問他到底發了幾千封信出去,因為那幾天應徵函如雪片般飛來,詢問電話甚至延續了兩星期之久,「我把自己當作一個橋樑,」善於抓住雙方資源與需求並從中撮合的他,不但贏得人情,更提升了自己的可利用價值。

提升自己的可利用價值

這套名片管理方法,也讓他財源滾滾。擔任講師1年多來,學生從中信銀協理級主管包班上課、到美兆的藍鑽級業務等都有,數目高達7000多位,其中更有學生因自己覺得受用,邀請他將這套方法引進公司,讓他從講師躍身成為企業顧問。

如有10餘年不動產經紀人經驗,目前在大師房屋任職的游哲皓,就對這套名片管理讚不絕口,「真的是物超所值,」他說,過去他的客戶聯絡資料都是寫在每年一本的年曆記事本中,一年重謄一次,10餘年前的客戶,到現在根本就忘了,但透過這次的客戶資料規格化與數位化,讓資料搜尋更迅速。他舉例,有些人既是客戶也是朋友,可是後來要搜尋時,常得拼命回想當時到底是歸類在朋友,還是得依職業別去找,「現在不論從哪個方向,我都能立刻找到,」他自己也在親身使用過後推薦給公司,15人左右的公司,花不到30萬,就達到每位經紀人把客戶、房屋物件資源彼此分享的效果。

蘇活的工作型態

e化真能那麼便宜?「因為Sooner老師不是為我們重新寫程式,而是教一套方法論,」游哲皓說,其實楊舜仁使用的都是主流軟體,只是透過資料的規格與標準化,就能達到相當成果。

轉型成講師後,楊舜仁的生活型態也有很大改變。像他現在如果有超過3天沒有演講或是顧問會議,就會帶著1.3公斤的筆記型電腦,把所有電話轉到手機上,帶著PDA、數位相機、信用卡到中南部旅行,晚上才在旅館用電腦對外聯絡。像有一星期他到溪頭,朋友打電話來跟他討論事情,奇怪地問他怎麼有鳥聲蟲鳴傳來,這才被朋友發現他在健行。

若能將個人知識管理落實於職場生涯中,效果實在驚人。從楊舜仁身上,我們看到一位善於整理人脈的數位工作者,不但比別人更快一步抓住資源,也實現他一年半前「走出自己一條路」的想望。

轉載自《數位時代雙週》第45期






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