【2002/3月份 MONEY雜誌】數位整合你的人脈資源
個人知識管理

數位整合你的人脈資源

知識經濟時代來臨,懂得個人知識管理,利用數位工具,可以讓原本簡單的資料變成你獨一無二的個人智慧,達到事半功倍之效。
文/湯曉霖 攝影/莊坤儒


名片是傳遞個人資訊最簡單的媒介,也足建立人脈關係的起點,然後大部分人收到一大疊名片之後卻缺乏妥善整理,等到要使用時,才像無頭蒼蠅一樣找得焦頭爛額。即使拜科技文化之賜,人與人之間的溝通方式已由傳統的書信、傳真,轉變為便捷的e-mail或行動通訊,但是各種資訊平台間,往往缺乏整合,使得資訊平行化、缺乏串聯,大批的名片就像一座人脈寶庫,不懂得使用,就如同坐擁寶山,卻不得其門而入。

建立整合的人脈情報網

試著回想一下,當要寄一封e-mail時,你會怎麼做?大多數人會先開始想是在哪裡認識這個人的,如果他是大學同學,就去大學通訊錄找;如果是客戶,就從客戶名單或名片盒找,按著再打開電腦,把e-mail地址鍵入,開始寫信,然後寄出。但是當認識的人一多,記錯的機率會越高,因為這樣的情況是用人腦做儲存、整合、與搜尋的工作,精確性較不夠,所以在尋找的過程中,不知不覺就會花掉很多時間。

如果能預先把所有的資料在電腦中有效的分類歸檔,直接在電腦上可輕易的找出所需資訊,讓整合、儲存、與搜尋的工作交由電腦執行,不但幾乎沒有錯誤的機會,還能減少很多時間。這種把所有的資訊數位化整合集中在同一個資料庫當中,就是個人知識管理的第一個重要觀念。

無頭蒼蠅變身優雅蜜蜂

Sooner知識管理研究中心資深顧問師楊舜仁表示,在現今這個資訊爆炸的時代,企業E化的觀念已普遍受到大家重視,然而個人的知識與資訊如果也運用數位化工具管理,將可獲得極高的效益。將小小的名片、散亂的通訊錄與名,加上每個人都易於上手使用的MS Outlook平台整理起來,同形成一個強大的資料庫,使人脈資源做最有效的整合與利用。

選擇合適的平台軟體

「工欲善其事,必先利其器」,選擇平台軟體最需注意整合的效果與功能。要能整合必須選擇主流軟體像是MS Outlook,楊舜仁說「因為所有軟體都會有資料交流與升級的需求,選擇非市場多數人使用的軟體,即使初期價錢不貴,未來花費在克服使用與整合的時間與金錢成本,往往會令你難以想像。」

就功能來說,耍依照個人需求不同而定,最常使用的功能是通訊錄、行事曆、備忘錄、待辦串項、e-mail與網路連結,其他像是合併列印書信、網站管理等功能,也是充分發揮工具必須利用到的功能。

建立標準化分類

建立資料庫首先要注意「標準化」,因為每張的名片格式都不相同,在建檔時一定要注意各欄位的格式劃一,再把資料輸入。

接著要將每筆資料分類,因為如果沒有分類,五百筆在電腦裡的資料就像五百張未經整理的名片一樣。為了方便查詢,楊舜仁建議建立三種類別:

一、基本分類

項目有客戶、同事、同業、同學朋友、親戚家人、協力廠商、情報資訊、其他,當資料進來時,都至少要歸到一項大類裡,若是同時具備兩類的屬性則兩類都歸。而在這些大類之下,還可做自己的需求建立次分類,例如客戶可做行業別再分類、同學可依小、中、大學不同階段分類。

二、重要性

依照與這個人的親疏與互動關係,建立等級。

三:互動功籬群組

也就是先做一個預想,未來在什麼樣的情況下,你會如何與這個人產生互動,例如在高爾夫球俱樂部工作,就可以將所有喜歡高爾夫球的人設為一個群組,作為目標客戶。



建立關鍵字

將人脈資源分類之後,為了增加可查詢的面向,還需建立關鍵字,關鍵字可讓資料庫擁有的強大水平搜尋功效。盡可能的在檔案中記錄與此人相關的事情,例如認識的時間、地點、產生的互動,以及對這個人的特殊印象像是專長、興趣、習慣等,記載的越詳細,即使很久沒見面,在下次見面時你只要叫出檔案,就能將此人的資料目細靡遺的秀出,運用你對他過去的了解作為開啟話題的素材,必能讓對方對你印象深刻、刮目相看。

單筆資料經過詳細的分類與關鍵宇建置,就可以將資料同時做樹狀垂直搜尋與網狀水平搜尋,例如可以輕鬆找出一批去年某次產品發表會上認識的名單,或是一批具有法律專長的人,這是傳統名片分類無法做到的功能。

目前任職於華視電視台廣告業務部行銷企劃的吳傍丹,就深深感受到傳統名片分類的限制,因為一張名片一次只能被歸在一類,如果用電腦歸類,同樣的一筆資料可同時被歸類在很多不同的類中。

與行動工具結合

楊舜仁認為現代人工作沒效率的原因在於「資源無法隨身攜帶」,當然也無法隨時做修改與查詢的功用。但如果使用無線上網,則會為行動商務帶來無限的可能,未來的趨勢曾走向無論在何時、何地都能完成工作的境界,所以將資料庫建置在桌上型電腦之外的行動工具,如筆記型電腦、PDA、手機等,更能將資料庫的價值發揮到極致。

筆記型電腦足行動工具的開端,即使不在公司也能辦公。而PDA則足突破筆記型電腦體積的限制,可以隨時隨地取得溝通中所需的資訊,其功能包括行事曆處理、聯絡人的電話號碼及相關資料、計算機、上網收發e-mail,簡單的說PDA足一台小型的掌上型電腦。手機能逐筆修改。的功能也不僅侷限於收發話而已,而是朝向無線上網發展甚至掌上型電腦。以上三項工具將資料庫隨身帶著走,增添立即查詢與修改的方便性,但記得要挑選能和主流軟體Outlook相容的PDA與手機,不只是滿足匯入匯出功能,還要能逐筆修改。

結合數位公關

行銷建立一個自己的人際情報網十分重要,因為人是最重要的諮商來源,只要找對人,就像俗話所說的「有關係就沒關係,沒關係就有關係」。

人脈資源除了可以提供深度專業的指導外,還可以捉供職務上的協助,因此掌握自我行銷的工具與時機,是現代人不可缺少的能力,而一個完整的人脈資料庫正是個人公關行銷的最佳利器,搭配運用Word/Excell標籤、名牌、個人化信件、與賀卡生日卡列印,讓人收到後倍增親切感:或者利用e-mail發行電子報、廣告,可以省去郵寄費;還可利用Win Fax大量傳真通告動員、簡訊傳呼、語音傳呼等,在最短的時間內傳達想要散佈的訊息。



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