【2002/1月份 經濟日報/28版】個人知識管理 趁早學習
〈知識經濟時代〉
個人知識管理 趁早學習
懂得管理名片、可以發展人脈和掌握商機……


■文/陳啟明 圖/葉姝



在知識經濟的大浪潮推捲之際,30來歲的楊舜仁突然脫穎而出,在半年之間快速成為最辣(Hot)的「個人知識管理」專家。

事實上,「個人知識管理」(PKM,Personal Knoweldge Management)這個名詞還是他自創的。他教個人結合個人電腦、個人數位助理(PDA)以及手機,把有關工作的、生活的資訊數位化,以發展人脈和掌握商機。

他這套方法適用於個人和中小企業,有效、方便而且費用低廉,在去年5月間正式推出,不料大受歡迎,剎時之間成為到處趕場的個人知識管理專家,為此他結合了四位年輕人與他一起工作,並準備成立公司,以經營這方面的事業。楊舜仁說:「做企管顧問與經營企管顧問公司,是不同層次的事。我要好好考慮,是否成立公司來發展這方面的事業。」

楊舜仁,美國紐約市立大學電腦碩士(1994)兼美國紐約大學行政管理碩士(1996年),返國後歷任電腦公司的資訊管理師、行銷專員,後來轉入網路公司,先後擔任奇摩創意的網際網路規劃專案經理、新浪網台灣分公司策略發展部總監。

去年2月間,他離開新浪網的繁重工作,開始了SOHO生涯,扮演起企管顧問師的角色,進入各企業講授有關e化的知識、電子商務以及網路行銷等課程,並接案子匡助傳統企業轉型及e化。但不久楊舜仁發現「網路的課愈來愈沒有人要聽了」,他私下分析,有必要聽這方面課程的,都是網路負責人或行銷人員,人數有限,同時網路事業急速降至谷底,更使一般人對這方面的課程採保守態度。

在進一步分析後,他大膽判定「應有一群人需要個人e化」,他發現,目前許多的上班族對電腦、PDA、手機等的使用知識和能力相當有限,而且大都是支離破碎的,這些上班族也為此深感痛苦和不安,怕會被時代所淘汰,但卻又不知如何增強這方面的技能。

楊舜仁決定把自己的經驗整合成「個人知識管理課程」,第一次的試講就來了50多位人力資源管理人員,下課後竟有20多人擠到他面前一直問:「到底你是怎樣管理名片的?」這使他更為肯定自己的研判,就此開拓出「個人知識管理」教 學市場,課程也由不同的市場需求,發展出3小時到16小時不等的組合。

楊舜仁這套方法,主要是運用使用率最大的微軟軟體Outlook 2000,把名片數位化以建立資料庫,同時建置在電腦、PDA和手機之中。他發展出一套簡易可行的分類方法、關鍵字以及依使用次數多寡分級,以迅速找到所需的人脈資料。

楊舜仁在大學時代即熱中參加社團,他當時即收集了約1,000個名冊,他可以叫出700個人名,而全校有2,000人可以叫出他的名字。他一直認為每一個人很可能會成為自己的貴人,善用名片正是及時找出貴人的基本方法。

1996年之後,數位科技日益進步,他始把1996年之後收集到的名冊化為電子資料庫,大約有9,000多筆。他指出,如果自己動手做名片數位化,平均一張要花10分鐘;利用名片掃描機協助,則要4分鐘;自行備註後委託打字行鍵入則要一分鐘,但費用為一張約七元。他說,當然忙碌的主管可以交由秘書或助理代為處理。楊舜仁是採委託打字行的方法,他平均每二個星期就送出100張名片請打字行鍵入他的個人資料庫,他的目標是建立15,000到20,000人的資料庫。他認為專業經理人的人數應在這個範圍。

對個人來說,這是相當龐大的資料庫,但運用科技工具卻能快捷建立和有效提取,至於如何運用就要看本身的需要。楊舜仁以自己的經驗指出:「在第一次接觸時,我就可以從對方的職業背景判斷其所需要的資源以及可能提供給我的資源;此外還可以撮合需要的其他人,使之各取所需,這樣也可以增加自己的價值。」

他還舉例指出資料庫的妙用無窮:「如辦活動,發個電子郵件通告,就能輕鬆地招來30多人;也可以發個人電子報,這是個人直效行銷、或個人客戶管理的有效方法。」

為推動個人知識管理課程,他主動拜訪企管顧問公司,希望能雙方合作招生,卻沒想到對方卻要求先e化他們多年所累積的人脈資料,當場先變成他的客戶。

楊舜仁也曾為中國信託十多位50多歲的協理級以上的高階主管規劃16個小時的課程。可見這套個人知識管理對大企業的主管仍有其用處。一位主管就表示,個人資料庫可以自行做或是交由秘書做,但前提是必須自己了解這個方法,才能充份地運用這個個人資料庫,以及做「資料擷取」(data mining)。

楊舜仁發現個人知識管理的市場相當大,台灣固然是方興未艾,而大陸也是一個可以馬上發的市場,他最後表示:「我真是要成立公司,要以組織的力量來發展,這個市場也會有競爭者出現,也會有各種意想不到的快速變化,我必須做經營管理,做研發以推出新的課程。」


【2002/01/26/經濟日報/28版/副刊企管】




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