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PKM個人知識管理 : PKM數位時間管理導論
發表者 sooner 於 2006-11-07 13:42:45 (3072 人氣)

Sooner楊舜仁

時間管理多數的人都知道很重要,真的做好時間管理的人卻是少知又少。原因並不是不懂得時間管理理論,而是沒有適當的方法與工具下,期待習慣的改變真的很難。

使用Outlook即可做好時間管理

使用適當的方法與工具,習慣的改變並不是想像困難,很短的時間即可完成原先費時的工作,改變比較可行。多數人會認為選擇高階的時間軟體或是專案管理軟體,才能做好時間管理,其實只要善用手邊常用的軟硬體,只要將辦公室最常見的軟體,例如:MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project與及PDA通訊錄,做好簡單的整合應用,即可輕易做好時間管理。最多人用的主流軟體,往往是整合性最佳的選擇,目前是最普及是微軟的Outlook,以下就以Outlook為示範工具。

善用80/20法則做好工作取捨

大家都曉得時間管理的第一法則就是善用80/20法則,暸解百分之八十的成果是來自少數百分之二十的重要事務,建立良好的時間取捨標準。一般以重要性與否以及緊急與否分成ABCD四類:
A級工作:緊急而且重要
B級工作:不緊急但是很重要
C級工作:緊急但是不是很重要
D級工作:不緊急也不是很重要

因此做好時間管理的基本精神,就是培養工作重要性的判斷能力。一次就把事情做對做好,多投入B級工作,可以省卻大幅的時間浪費。如果你每天對在從事C或D級的工作,例如:在繳款日最後一天去繳款、在活動前臨時去採購所需的物品、使用人工方式打電話通知連絡、為了找一個重要的電話或文件翻箱倒櫃等等,那麼生活就像救火隊,到處處理緊急的突發狀況;反之做好B級規劃,例如:使用自動轉帳服務、擬定定期採購清單、使用數位科技大量傳送點子信件、傳真簡訊或是語音廣播、規劃建立良好的名片與檔案的管理架構,如此很多AC級的緊急工作就會大幅減少。



善用行事曆Calendar與工作To Do List

在時間管理工具上,行事曆與代辦事項是兩個最重要項目,兩者相關但是用途不同,行事曆是特定時間要做的事情,工作俗稱代辦事項(To Do List)是沒有特定時間安排的代辦事項。有關與別人一起同時作業或是特定時間必須執行的事情的都屬於行事曆的約會(Appointment),例如:各種工作會議、客戶拜訪、私人約會與及有特定時間的工作;然而代辦事項是比較沒有特定時間要求的工作事項,可能有截止日期,在截止日之前,安排空檔作業即可,例如:擬定工作計畫、準備會議文件、影印資料、寄送DM等。

時間管理從工作紀錄開始

因此如果要做好時間管理的第一步,就是必須先做好工作計畫(Work Plan)與時間記錄(Time Shit)。檢視自己時間使用的現況,才能針對效益不彰的事項,尋找較佳的改善方案。工作時間記錄有如採購清單,前去超級市場買東西,如果事前不做計劃,事後沒有收據清單,你很可能不清楚你買了那些東西,該買的沒買,不該買的買了一堆,金額可能超過你的預算。時間就是金錢,紀錄你每天時間的使用狀況與及開始有計畫的使用你的時間,就是做好時間管理的開始。

使用行事曆做好工作時間紀錄

使用任何行事曆軟體或是EXCEL,試著完整的紀錄記下每天的大小工作事項紀錄,至少紀錄一週,檢視盤點這些工作紀錄,如此大致可以了解你目前時間使用的狀況。



你可以使用Outlook的行事曆或是EXCEL做好工作時間規劃與記錄,輕易的查看你的一週的時間分配情況。



工作計畫從定期整理To Do List開始

養成工作紀錄的習慣,每天花20分種,安排明天的工作計劃;每週週末花費一小時,安排下週的工作規劃;每個月底花費至少一天,規劃下個月工作計畫。透過定期的檢討與計畫,可以找出改進時間效益的方案。工作時間管理的重點原則:清單化、模組化、系統化與及流程化。說明如下:

把經常性的工作清單化

因此整理你的以往的所有工作紀錄,你會發現很多效益不彰的工作、很多救火性質的重複性的工作,有些是很瑣碎,分開處理將會浪費掉很多時間。將經常性的工作整理成清單,把這些工作清單,存放在Outlook的工作子資料夾中,分成每日例行工作、每週例行工作、每月例行工作、個人事務、不定期事務、經常性專案工作幾大類,然後以盤點清單方式,來做行事曆安排與工作規劃,將可節省許多工作計畫時間。 以檢查表Check List的概念 減少不重要事情的細節規劃與及執行重複動作時間的浪費,可以避免遺忘,把時間留給更重要的工作的思考與創造。一次就把事情想周詳,一次把事情作對做好。



工作轉換行事曆或是工作指派

每日或每週定期將工作待辦事項,使用Outlook的拖拉功能,安排到即將到來的行事曆上,或是透過電子信件進行工作指派與傳遞。主管級的專業人士,需要將工作指派給下屬,請求下屬協助完成,透過電子信件指派工作,可以附上完整書面資料,電子信件的工作指派信件可留下完整書面時間記錄,有利於團隊時間管理。

把重複性的工作模組化

為了便於多重專案或是不同種類工作,可以將工作分為不同的類別模組來管理。
使用Outlook中類別的功能,可以輕易的工作分類,可以依照專案種類分類,依照地區或是依照重要等級來分類管理,大幅減少瑣碎在工作管理大量出現的視覺干擾,讓你很清楚單一專案或是特定性質工作目前的工作安排。

工作專案管理系統化與流程化

多數的工作並非單一工作,而是一個有連貫性群組工作,因此把相關的工作整理成一個完整的群組工作方案Program,就是工作系統化,也有人會稱呼為專案Project。將具有先後順序的工作,整理成一個完整的工作流程,就是流程化。不同的工作會有不同的流程,例如:新進員工訓練流程、新會員問好流程、忠誠度培養Program、高度可能購買族群促銷方案、產品上市專案等。



建立PKM數位時間管理架構

時間管理是專業人員知識管理PKM中,非常重要的部份。希望真正做好時間管理,必須落實PKM中名片資源管理、文件管理、通訊管理、情報管理等重要建設,方有效大幅節省時間,奠定良好的時間效率基礎。善用行事曆與工作,落實工作計畫、執行與檢討控管,謹記80/20法則把時間用在刀口上,善用PKM知識管理法則:清單化、模組化、系統化與流程化,進而使用PDA等行動工具,有效整合應用資源,創造工作績效。

作者 Sooner 楊舜仁 資深企管顧問講師,擁有十幾年資訊與網路相關工作,數位知識顧問公司執行長,PKM專業人員知識管理方法論創始人,專精於數位人脈管理與數位行銷。sooner@sooner.com.tw http://www.pkm.com.tw

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